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Illustrations : Ludovic BLANQUART / Grégory ROLLAND 
Photographes / iconographe : Vincent LECIGNE / Alexandre TRAISNEL / Pascaline CHOMBART / Max LEROUGE / Antoine REPESSÉ / Nicolas FERNANDEZ


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La délégation permanente de la Métropole Européenne de Lille (MEL) auprès des institutions européennes a recueilli votre adresse mail par le biais d’un échange de courriel[CB1]  dans un cadre professionnel, ou bien par l’échange de carte de visite lors d’une réunion ou d’un événement européen auquel vous avez pu participer. Considérant, en vertu du Règlement Général de Protection des Données, cet échange comme un acte positif de consentement, la Délégation permanente de la MEL auprès des institutions européennes se permet de vous envoyer ce premier numéro de sa newsletter destinée aux acteurs européens. Si vous souhaitez vous désabonner de cette newsletter, cliquez ici. 

La Délégation permanente de la Métropole[CB2]  Européenne de Lille (MEL) auprès des institutions européennes met en place un traitement de données à caractère personnel afin de promouvoir la MEL auprès des acteurs européens sur la base de l’article 6.1 a du  Règlement Européen sur la Protection des Données 2016/679. Conformément à ce Règlement, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et, d’effacement et de portabilité [CB3] des données vous concernant, de limitation du traitement et au retrait de votre consentement,  en vous adressant au Délégué à la Protection des Données que la MEL a désigné : Protectdonneesperso@lillemetropole.fr, en faisant référence[CB4]  au présent traitement.. Les destinataires habilités à recevoir communication des données à caractère personnel sont les agents habilités de la direction communication, presse et protocole de la MEL venant en appui à la délégation permanente. Les données à caractère personnel sont conservées sauf avis contraire de la personne concernée et sont ponctuellement et régulièrement réactualisées. Vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL[CB5] .

 [CB1]La qualification de collecte sur la base du consentement est-elle applicable ici ?

Article 4.11 du  RGPD . Définitions :

«consentement» de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement;

Autant l’échange de cartes de visite peut être considéré comme un consentement de la personne concernée  à ce que les données à caractère personnel soient collectées pour être informée des activités de la délégation, autant la collecte de l’adresse mail à partir d’un échange de mails ne peut être considérée de la sorte puisque l’échange de mails a un objet précis et donc limité.

En conséquence pour les personnes dont les données à caractère personnel ont été collectées à partir de l’échange de mails, il est indispensable soit de supprimer ces données lorsque l’objet de l’échange de mails a abouti soit de les informer du mode de collecte et de leur proposer de donner leur consentement dans le cadre de la finalité de la promotion de la MEL  en cochant une case vide suivi de je consens à la collecte de mes données à caractère personnel dans le cadre de cette finalité. Pour les personnes concernées ne cochant pas, il sera nécessaire de les supprimer de votre fichier avant toute nouvelle utilisation.

Il importe donc d’organiser cette distinction entre les personnes ayant consenti (carte de visite) et les personnes ayant uniquement participé à un échange de mails.

 [CB2]Il vous faut indiquer l’adresse postale  de la Délégation, sauf à ce que cette adresse soit indiquée par ailleurs dans   ce premier envoi.

Article 13.1.a du RGPD : Article 13 - Informations à fournir lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée

Lorsque des données à caractère personnel relatives à une personne concernée sont collectées auprès de cette personne, le responsable du traitement lui fournit, au moment où les données en question sont obtenues, toutes les informations suivantes :

a) l'identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement

 [CB3]Le droit de portabilité des données défini à l’article 20 du RGPD :

Article 20 - Droit à la portabilité des données

Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, lorsque:

a) le traitement est fondé sur le consentement en application de l'article 6, paragraphe 1, point a),

 [CB4]Cette référence devient indispensable, certaines personnes concernées demandant l’exercice de leurs droits ne précisent pas le traitement concerné.

 [CB5]La délégation permanente de la MEL est-elle considérée comme établissement principal au sens du RGPD ?

Vous devez répondre à cette question pour connaître l’autorité de contrôle chef de file.

La définition de l’autorité de contrôle compétente permettra de valider ou de modifier la dernière phrase de la mention : Vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL [CB5] .

Si l’établissement principal tel qu’il est défini ci-dessous est la MEL , alors l’autorité de contrôle sera la CNIL, si l’établissement principal est la délégation permanente, ce sera l’APD, l’Autorité de Protection des Données qui est l’autorité de contrôle belge.

Pour vous aider extrait d’une fiche CNIL :

Mon établissement principal est-il situé en France ?

L’autorité chef de file à l’égard d’un traitement transfrontalier est celle du pays où se trouve « l’établissement principal » du responsable de traitement ou du sous-traitant, ou son établissement unique si l’organisme n’est pas établi dans plusieurs Etats membres.

La notion d’« établissement principal » est définie à l’article 4.16 du RGPD : pour les responsables de traitement, c’est le lieu où sont prises les décisions quant aux finalités et aux moyens du traitement transfrontalier. Il s’agit de l’administration centrale de l’organisme (en pratique, ce sera souvent le siège social de l’entreprise), à moins que ces décisions soient prises par un autre établissement, auquel cas ce dernier constitue l’établissement principal.

La CNIL sera donc autorité chef de file à l’égard des traitements transfrontaliers mis en œuvre par les organismes :

qui disposent de plusieurs établissements dans l’Union européenne et dont le siège social est situé en France, si cet établissement décide des finalités et des moyens du traitement transfrontalier ;

qui disposent de plusieurs établissements dans l’Union européenne, dont le siège social ne décide pas des finalités et des moyens du traitement transfrontalier, mais dont l’établissement qui prend ces décisions est situé en France ;

qui disposent d’un établissement unique dans l’Union européenne, situé en France.

Article 4.16 du RGPD :

1«établissement principal»,

en ce qui concerne un responsable du traitement établi dans plusieurs États membres, le lieu de son administration centrale dans l'Union, à moins que les décisions quant aux finalités et aux moyens du traitement de données à caractère personnel soient prises dans un autre établissement du responsable du traitement dans l'Union et que ce dernier établissement a le pouvoir de faire appliquer ces décisions, auquel cas l'établissement ayant pris de telles décisions est considéré comme l'établissement principal.

.

Article 56 du RGPD- Compétence de l'autorité de contrôle chef de file

Sans préjudice de l'article 55, l'autorité de contrôle de l'établissement principal ou de l'établissement unique du responsable du traitement ou du sous-traitant est compétente pour agir en tant qu'autorité de contrôle chef de file concernant le traitement transfrontalier effectué par ce responsable du traitement ou ce sous-traitant, conformément à la procédure prévue à l'article 60.

Par dérogation au paragraphe 1, chaque autorité de contrôle est compétente pour traiter une réclamation introduite auprès d'elle ou une éventuelle violation du présent règlement, si son objet concerne uniquement un établissement dans l'État membre dont elle relève ou affecte sensiblement des personnes concernées dans cet État membre uniquement.

Dans les cas visés au paragraphe 2 du présent article, l'autorité de contrôle informe sans tarder l'autorité de contrôle chef de file de la question. Dans un délai de trois semaines suivant le moment où elle a été informée, l'autorité de contrôle chef de file décide si elle traitera ou non le cas conformément à la procédure prévue à l'article 60, en considérant s'il existe ou non un établissement du responsable du traitement ou du sous-traitant dans l'État membre de l'autorité de contrôle qui l'a informée.

Si l'autorité de contrôle chef de file décide de traiter le cas, la procédure prévue à l'article 60 s'applique. L'autorité de contrôle qui a informé l'autorité de contrôle chef de file peut lui soumettre un projet de décision. L'autorité de contrôle chef de file tient le plus grand compte de ce projet lorsqu'elle élabore le projet de décision visé à l'article 60, paragraphe 3.

Lorsque l'autorité de contrôle chef de file décide de ne pas traiter le cas, l'autorité de contrôle qui l'a informée le traite conformément aux articles 61 et 62.

L'autorité de contrôle chef de file est le seul interlocuteur du responsable du traitement ou du sous-traitant pour le traitement transfrontalier effectué par ce responsable du traitement ou ce sous-traitant.